La tendencia para las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs) durante la pandemia, más por necesidad que por otro aspecto, fue el abrir un canal de ecommerce, tenían que acercar sus productos o servicios a sus clientes y en ese momento la única manera era vender por internet, ya sea a través de plataformas de comercio electrónico o desarrollando un sitio web propio que permitiera la venta directa, este fue para muchas PyMEs el primer paso para digitalizarse, pero en la actualidad ¿basta con sólo vender por internet o qué herramientas pueden aprovechar para digitalizar otros procesos diarios y hacer su negocio más rentable? ¿Qué hay más allá de estas herramientas?
La Radiografía del Emprendimiento 2023 realizada por la Asociación de Emprendedores de México (ASEM) muestra que siete de cada 10 PyMEs utilizan alguna herramienta o servicio digital, el mismo estudio demuestra que 41% de estas empresas tarda entre uno y tres años en ser rentable. En materia del uso de Inteligencia Artificial (IA) el 15% de las compañías la usa en procesos clave de gestión, principalmente en comunicación y publicidad, diseño y creación de contenido y análisis de datos, pero esta tecnología aún tiene un potencial enorme para las pequeñas empresas.
En la actualidad, la automatización robótica de procesos, o RPA, es una forma naciente de automatización de los procesos de negocio que replica las acciones de un ser humano. Francisco Vaugier, Cofundador y CIO de Mibi, empresa mexicana que ayuda a las PyMEs a digitalizar sus procesos operativos, comenta que la RPA es un software, que emplea un flujo de trabajo y reglas de negocio para ejecutar de manera autónoma un conjunto de actividades, transacciones y procesos, en muchas empresas se usa para la generación de pagos a colaboradores, ejecutar las liquidaciones mensuales, gestión de vacaciones, permisos, finiquitos o registros de asistencias, entre otras tareas, por otro lado la IAes una combinación de la automatización cognitiva, aprendizaje automático (machine learning), razonamiento, generación de hipótesis, análisis, procesamiento de lenguaje natural y transformación de algoritmos que crean análisis.
Al combinar la Inteligencia Artificial con la RPA, la automatización de los procesos de las PyMEs se vuelve más avanzada, Francisco Vaugier destaca los siguientes beneficios:
- Potencia el nivel de automatización:
Permite que los robots de RPA se vuelvan más inteligentes con el tiempo. A través del aprendizaje automático, los bots pueden adaptarse a cambios en los procesos.
- Análisis y automatización de procesos complejos:
En conjunto la IA y la RPA podrán abordar procesos complejos que implican decisiones más sofisticadas y no están simplemente basados en reglas estáticas. Los bots pueden analizar datos no estructurados y tomar decisiones más informadas.
Las aplicaciones son muy amplias, se pueden crear automatizaciones en donde la RPA extraiga de manera automática datos de las facturas, mientras que la IA nos permite detectar tendencias a partir de esta información y obtener pistas valiosas para un mejor procesamiento de las facturas.
En el servicio al cliente, la RPA tendrá la base para poder manejar consultas básicas y repetitivas, mientras que la IA puede aprender e identificar el lenguaje de los clientes y así se puedan procesar preguntas más complejas y dar respuestas más personalizadas.
Uno de los principales focos de atención de las PyMEs es el control de inventarios, pero con la unión de la IA y la RPA se puede automatizar de manera inteligente, por ejemplo se puede utilizar la IA para la lectura automática de documentos y facturas de recepción de inventario y programar bots con RPA para registrar automáticamente la información en el sistema de inventario. Incluso se puede optimizar el proceso de devolución; la Inteligencia Artificial se usa para analizar patrones de devolución y prevenir problemas recurrentes. y con la automatización robótica de procesos se automatiza el proceso de registro y reubicación de productos devueltos en el inventario.
Francisco Vaugier menciona que el desarrollo de la Automatización Inteligente, integrada por IA y RPA representa una oportunidad muy rentable para las empresas, no sólo para aquellas empresas grandes, también para las PyMes. Esta automatización se puede dar en tareas tan comunes como el procesamiento de facturas; el primer paso es poder identificar esa área que toda pequeña y mediana empresa tienen, la cual realiza procesos, que aunque son vitales para la operación, son repetitivos para quienes los realizan y de esa manera liberar recursos humanos y técnicos que puedan potenciar la rentabilidad del negocio.