Hoy en día el buen funcionamiento de las empresas depende de múltiples factores, entre los cuales, lo
administrativo es fundamental. Ya sea que hablemos del capital humano o de las herramientas
que se utilicen, todo buen negocio requiere de la mayor organización posible para llevar sus
asuntos internos.
Asimismo en el camino de llevar un negocio los errores administrativos no están exentos y pueden
generar grandes pérdidas. Cuando hablamos del sector pymes y mipymes (que según datos
del INEGI, representan hasta el 99.8% del total de empresas en nuestro país) las
consecuencias pueden ser fatales.
En México había 4.9 millones de establecimientos registrados en 2019, de los cuales,
sólo sobrevivieron 3.9 millones en 2020. Poco más de un millón de empresas cerraron y, en
tiempos en los que la expectativa de vida de las empresa ha decrecido por causa de la
Pandemia y otras dificultades, es urgente saber subsanar los problemas que ponen en riesgo a
las empresas.
¿Cuáles son los errores administrativos más comunes?
Además del éxito derivado de la calidad de los productos que ofrecen y de los servicios que
prestan, todos los negocios requieren contar con una estructura organizacional sólida que sepa
enfrentar dificultades. Algunos problemas se relacionan con errores humanos, pero otros
también involucran la falta de innovación.
Sin embargo el rezago de las empresas mexicanas para integrar procesos automatizados en su interior
persiste. De acuerdo con un informe de la firma de asesoría financiera KMPG, en México un
35% de las empresas invierten menos de un 2% de sus ingresos en innovación, mientras
que el 21% de los negocios destina entre un 6% y 10% de sus ingresos.
Algunas consecuencias de la falta de innovación se relacionan de manera directa con la
incidencia de errores administrativos. Pero el problema puede llegar a más cuando se involucra
el entorno financiero de los negocios, algunas de estas fallas se describen a continuación.
- Llevar procesos manuales que quitan tiempo, son susceptibles a errores
humanos y con los cuales no resulta posible guardar registros confiables. - Falta de visibilidad de las cuentas. Los negocios pueden caer en el error de no saber
quién envió o recibió las facturas, qué día se pagaron, etc. - No contar con procesos de seguimiento y confirmación de pagos y cobros, sin
documentos y procedimientos claros respecto a su uso, a final de cada periodo contable
puede tornarse complicado saber cuánto se gastó y en qué, dificultando el proceso de
rendición y devolución de gastos. - Carencia de conciliación bancaria, cuando no hay un control claro respecto a cuánto
dinero se está gastando desde la caja chica se crea una ventana para que existan
gastos excesivos o no fundados, dificultando la proyección de los balances finales de la
empresa. Tampoco se conoce de dónde llegan los pagos de clientes o a qué cuentas
por cobrar pertenecen. - Falta de integración de datos. Cuando no se utiliza algún programa capaz de cruzar
información
Las fallas recurrentes en la administración de las empresas llegan a afectar directamente su
liquidez y su capacidad para afrontar sus compromisos financieros. Según el Banco de
México, el 77.6% de las empresas en México se financian a través de sus proveedores y
si hay errores en sus procesos de pago, la liquidez se pone en riesgo.
También la liquidez permite al empresario cumplir con las obligaciones financieras de su negocio, entre
ellas, el capital de trabajo, nóminas, pago de financiamientos, insumos, proveedores, etcétera.
De esta forma se mantiene con vida la flexibilidad de una empresa para poder aprovechar
oportunidades y tomar decisiones de crecimiento de manera asertiva, lo cual es clave ya que
las oportunidades surgen muchas veces de forma espontánea y se deben de aprovechar.
Debido a una mala planificación financiera por no haber realizado una provisión en el plazo
adecuado, los errores administrativos pueden convertirse en el inicio de una avalancha de
problemas y dolores de cabeza para cualquier empresario.
Si el dueño de una empresa o la persona en quien recae la responsabilidad de tomar
decisiones- no cuenta con elementos para cambiar las estrategias internas de su negocio las
consecuencias pueden ser muy negativas. En ocasiones, la búsqueda de una solución puede
llegar en una etapa tardía, cuando ya hay muchas cuentas por pagar y cobrar y se pierde el
control.
Es más difícil hacer frente a proveedores, clientes y a la nómina de una empresa cuando
hay problemas de liquidez debido a los errores que pueden detonarse por una mala
administración.
Innovación contra errores y por las finanzas
En la medida en que las pequeñas y medianas empresas tengan acceso a una mayor
tecnología, su incidencia de errores internos disminuirá y, en lo general, sus costos bajarán. La
automatización de procesos permite generar ahorros importantes a las pymes, mejorar su
eficiencia, su productividad y extender su periodo de vida.
Flexio es una alternativa tecnológica que permite poner orden en los aspectos
financieros de las empresas, en sus flujos, entradas y salidas de dinero. Mediante gráficos
y conciliación de datos, Flexio permite tener conocimiento y visibilidad en tiempo real del flujo
de caja.
Para evitar que los pagos a proveedores se retrasen, Flexio permite la programación de
pagos de facturas a proveedores. Además, proporciona un sistema de cobranza
automatizada que garantiza pagos sencillos y precisos.
La herramienta automatizada brinda visibilidad a los ejecutivos de las cuentas bancarias a las
que pertenecen sus ingresos. Con la interfaz de Flexio es posible saber con exactitud de qué
cuentas por cobrar es cada peso que hay guardado en las cuentas de la empresa.
Flexio ofrece un sistema que permite automatizar los procesos de pago y cobro, lo cual
permite liberar tiempo para dedicarlo a otras tareas. Elimina la posibilidad de cometer
errores y malas prácticas en el manejo de caja, ya que puedes automatizar y digitalizar por
completo este proceso. La plataforma documenta las transacciones y permite llevar una
comunicación buena y transparente con clientes y proveedores.